Gestion du temps de travail : les 34 conseils du siècle [1/2]

Gestion du temps de travail : les 34 conseils du siècle [1/2]

Gestion du temps de travail

Tout le monde doit savoir gérer son temps. Une gestion du temps efficace se révèle cependant particulièrement importante pour les entrepreneurs.

En effet, ces derniers sont en fin de compte responsables de tous les aspects de leur entreprise. Ils doivent par conséquent allouer stratégiquement leur temps aux tâches à accomplir pour gérer efficacement leur activité.

Il ne suffit pas de travailler dur pour mieux gérer son temps. Il faut au contraire travailler plus intelligemment. Nous avons demandé à 34 experts en productivité de nous révéler leur meilleur conseil de gestion du temps. Il ne vous reste qu’à tester les conseils présentés à continuation pour identifier ceux qui se révèlent les plus efficaces pour votre activité.

1. Tirez profit de la notion d’apprentissage sélectif et ponctuel

Pat flynn

Pat Flynn

www.smartpassiveincome.com

L’apprentissage ponctuel et sélectif a tout changé pour moi. Je ne consomme que du contenu en lien direct avec la prochaine tâche que je dois accomplir dans le cadre du projet sur lequel je travaille. Chaque élément de contenu que j’envisage de consommer — article de blog, épisode de podcast, vidéo — doit m'aider à terminer la prochaine tâche sur ma liste de priorités. Autrement, je ne le consulterais pas dans l’immédiat.

L’apprentissage ponctuel et sélectif a tout changé pour moi.

Cette approche reste difficile à mettre en œuvre en raison de notre aversion inhérente pour la perte. C’est là où des outils comme Evernote entrent en jeu en vous permettant d’adopter une approche plus stratégique et de sauvegarder des éléments de contenu qui vous semblent intéressants pour une consultation ultérieure. En suivant cette approche, vous apprendrez plus en consommant moins de contenu. 

2. Hiérarchisez et déléguez

Elizabeth Grace

Elizabeth Grace

www.reallifee.com

Définissez vos priorités personnelles et professionnelles et planifiez-les sur votre calendrier. Tout le reste doit être organisé autour de ces priorités, ou abandonné.

Engagez un assistant qui pourra se charger du processus de planification et des autres tâches routinières. Cette personne jouera un rôle déterminant pour vous permettre de maximiser votre productivité et de réduire votre niveau de stress.

3. Lancez-vous dès que possible

Craig Jarrow

Craig Jarrow

www.timemanagementninja.com

Lancez-vous dès que possible.

La plupart des aspirants-entrepreneurs ne franchissent jamais le pas, et la plupart des idées d’entreprises sont abandonnées avant même d'être testées.

N'attendez plus le moment idéal — il n’y en a pas. N’attendez plus de trouver le produit idéal — testez votre concept avec un produit minimaliste. Arrêtez de planifier pour demain — le jour J n'arrivera jamais.

Vous ne pouvez pas terminer si vous ne commencez jamais.

4. Modifiez votre façon de penser

Maura Thomas

Maura Thomas 

www.regainyourtime.com

Modifiez votre façon de penser. La gestion du temps est un concept dépassé, et la gestion de l’attention est le nouveau secret de productivité.

Gérer votre temps ne sert à rien si vous n'êtes pas en mesure de focaliser toute votre attention sur la tâche en main. Même en planifiant du temps pour une tâche donnée, vous pourriez vous laisser distraire par d'autres projets et ne rien terminer du tout.

Contrôler son attention signifie gérer efficacement les distractions internes et externes pour être en mesure d'accomplir un travail de meilleure qualité en moins de temps.

5. Utilisez un système de fiches de notes

Gregory Ciotti

Gregory Ciotti 

www.sparringmind.com

Pour organiser efficacement votre journée de travail, il vous faut identifier les activités qui consomment votre temps. Bien qu'il existe de nombreux outils de suivi du temps, je privilégie une option plus simple — le système de fiches de notes de Mark Andreessen m’a été d’une grande utilité jusqu’à présent.

Notez sur une fiche de 13 cm x 8 cm les tâches les plus importantes de votre journée. Sur le dos de la fiche, vous noterez les tâches que vous avez accomplies, mais qui n'étaient pas planifiées — la journée de travail réserve toujours des surprises.

En consultant votre fiche à la fin de la journée, vous pourrez revoir les tâches prioritaires planifiées ; les tâches qui ont été accomplies et celles qui ne l'ont pas été ; et les tâches qui se sont ajoutées à l'improviste.

Il est normal d'avoir du travail supplémentaire à effectuer, mais si ce travail détourne votre attention des tâches prioritaires, quelque chose ne va pas.

6. Utilisez un système de gestion des priorités

Ann Gomez

Ann Gomez

www.clearconceptinc.ca

Concentrez-vous. La plupart des gens se perdent dans le multitâche, et finissent par avancer à reculons (en s'épuisant durant le processus). Identifiez les activités à fort impact et centrez votre journée de travail dessus. Ne laissez pas les distractions et les opportunités éventuelles dicter votre journée.

Un système de gestion des priorités vous sera d'une grande utilité pour gérer vos tâches prioritaires. Vous pouvez considérer ce système comme votre « plan directeur ». Vous y listerez vos priorités les plus urgentes et toutes les tâches qui s'y rapportent.

7. Engagez un assistant virtuel

Ari Meisel

Ari Meisel

www.lessdoing.com

Engagez un assistant virtuel et externalisez tout ce que vous ne devriez pas accomplir vous-même.

8. Ralentissez

Carson Tate

Carson Tate

www.carsontate.com

En tant qu’entrepreneur, vous êtes passionné par ce que vous faites et donc en mode superproductif la plupart du temps. Ralentissez pour ne pas vous épuiser le long du chemin. Vous devez apprendre à gérer votre temps, votre énergie et votre attention pour réussir.

Cherchez à bien faire sans viser pour autant la perfection. Ce sera mieux pour vous et votre entreprise. Les analyses trop poussées et les processus de révision trop complexes n'apportent aucune valeur ajoutée et font perdre du temps précieux. Faites de votre mieux, et arrêtez-vous.

9. Réduisez votre charge cognitive 

Rodolphe Dutel

Rodolphe Dutel

www.remotive.io

Gérez votre charge cognitive de façon à ne pas devoir constamment garder des choses en tête. J'utilise pour ma part SaneBox pour trier mes e-mails, et Evernote pour prendre note de tout ce qui me semble important.

Gérez votre charge cognitive.

Je gère simultanément 35 documents Evernote pour organiser les points d'importance relatifs aux chats que je réalise avec mes collaborateurs. Tous ces points sont ensuite rassemblés dans une liste de tâches principale, puis planifiés sur mon calendrier (Sunrise actuellement).

10. Arrêtez-vous et réfléchissez

Peter Bregman

Peter Bregman

www.peterbregman.com

Les entrepreneurs surmenés devraient prendre l'habitude de s'arrêter pour réfléchir.

Prenez au moins 5 minutes le matin pour réfléchir à votre journée.

  • Que devriez-vous accomplir en priorité aujourd’hui ?
  • Votre programme reflète-t-il cette priorité ?

Programmez sur votre téléphone la répétition d'une alarme chaque heure, et posez-vous les questions suivantes chaque fois que celle-ci s'active :

  • Suis-je en train de travailler sur ce qui a été planifié ?
  • Suis-je la personne que j’aimerais le plus être ?

À la fin de la journée, prenez 5 minutes pour vous poser les questions suivantes :

  • Qu’ai-je appris ? Y a-t-il quelqu’un que je dois remercier ?
  • Y a-t-il quelque chose que j’aimerais faire différemment demain ?

Nous pensons souvent que la gestion du temps augmente le rendement. Mais même les personnes qui gèrent efficacement leur temps ne sont souvent pas productives. La clé pour avoir un meilleur rendement ? Travailler sur ce qui importe le plus et mettre tout le reste de côté.

11. Planifiez du temps non structuré sur votre calendrier

Jocelyn K. Glei

Jocelyn K. Glei

www.jkglei.com

Planifiez 2 à 4 heures de temps libre sur votre calendrier hebdomadaire. Vous utiliserez ce temps uniquement pour apprendre, explorer et réfléchir ; rien de plus. Pour plusieurs entrepreneurs surmenés, l’approche pourrait sembler contre-intuitive ou tout simplement irréaliste. Cependant, les études montrent qu’il est important de planifier du temps libre sur son calendrier pour deux raisons :

  1. En étant constamment occupé et en manque de temps, vous saturez votre « bande passante » cérébrale ; vos capacités cognitives diminuent, vous êtes plus enclin à commettre des erreurs, et vous manquez de créativité.
  2. Lorsqu’il développait Amazon, Jeff Bezos passait ses lundis et ses jeudis à réfléchir profondément à la vision de sa société. La planification de temps non structuré est la marque de fabrique des PDG qui réussissent ; ce temps de réflexion leur permet d’éviter d’avoir une approche réactive face aux problèmes et de réfléchir de façon proactive au futur de leur société.

12. Séparez-vous de votre ordinateur

Stever Robbins

Stever Robbins

www.steverrobbins.com

Séparez-vous de votre ordinateur ! Il y a 20 ans, les ordinateurs étaient des outils de productivité. Aujourd’hui, ils se sont convertis en outils de distraction qui favorisent la procrastination, limitent notre créativité, et réduisent notre capacité de réflexion conceptuelle en fournissant un flux incessant d’interruptions inutiles.

Séparez-vous de votre ordinateur !
  • Aménagez votre espace physique autour d’un bureau vide, et non autour de votre écran. Utilisez votre ordinateur de façon plus consciencieuse, lorsque vous en avez réellement besoin. Ne le convertissez pas en outil de distraction.
  • N’utilisez pas votre ordinateur durant les réunions. Prenez des notes à la main. Vos échanges avec vos collaborateurs seront plus productifs, et vous vous souviendrez beaucoup mieux des points traités.
  • Utilisez quotidiennement une nouvelle feuille blanche pour noter les 3 tâches prioritaires de votre journée. Gardez votre liste devant vous à tout moment. Les listes de tâches digitales permettent à certains points d'être ignorés et de passer inaperçus.
  • Ne triez pas vous-même vos e-mails. Déléguez la tâche à votre assistant, et ne consacrez votre attention qu’aux éléments les plus importants.
  • Répondez aux e-mails en une seule ligne. Si davantage de texte doit être rédigé, dictez les points essentiels à votre assistant et demandez-lui de rédiger une réponse. Vous n’aurez ensuite qu’à réviser et à envoyer.

13. Faites les choses les plus importantes le matin

Kamil Rudnicki

Kamil Rudnicki

www.timecamp.com

Prenez votre temps pour faire les bonnes choses. Il est impossible de ne pas perdre de temps. Il ne suffit pas d'être efficace, il faut identifier et se concentrer sur les bonnes tâches pour avoir un bon rendement. Il ne faut pas travailler sous une pression constante. Il ne faut pas se sentir angoissé et surmené. Vous regrettez d'avoir pris une décision ? Arrêtez-vous. Ce ne sont pas uniquement les résultats de vos propres initiatives qui comptent. Votre succès pourrait très bien être fondé sur des activités que vous déléguez.

Identifiez et accomplissez les choses les plus importantes le matin, puisque les études montrent que notre volonté s'épuise au fil des heures et que nous commençons à prendre de mauvaises décisions à mesure que la journée avance.

14. Ne modifiez pas quelque chose qui fonctionne

Katy Whitton

Katy Whitton

www.flippingheck.com

Il est vital que vous trouviez une technique de gestion du temps adaptée à vos besoins pour pouvoir améliorer votre rendement.

Plusieurs nouveaux outils de productivité censés être de plus en plus performants font leur apparition chaque mois (parfois même chaque semaine !), mais le temps et l'énergie que nous dépensons pour apprendre à nous en servir nous éloignent en réalité de la productivité.

J'ai personnellement testé plusieurs applications, systèmes et outils de productivité qui me semblaient intéressants au premier abord (agenda électronique, applications Android, etc.) pour en fin de compte revenir au bon vieux papier.

Quand je repense aux heures perdues à transférer mes listes sur papier vers les applications et vice versa, je grince encore des dents !

15. Hiérarchisez vos tâches grâce à la méthode ABCDE

Tor Refsland

Tor Refsland

www.timemanagementchef.com

Je hiérarchise mes tâches en utilisant la méthode ABCDE :

A : les tâches qui doivent être accomplies — si elles ne le sont pas, des conséquences sérieuses pourraient survenir.

B : les tâches qui devraient être accomplies — si elles ne le sont pas, des conséquences modérément sérieuses pourraient survenir.

C : les tâches qui pourraient être accomplies — si elles ne le sont pas, il n’y aura aucune conséquence.

D : les tâches que vous déléguez.

E : les tâches que vous n’accomplissez jamais.

Voici l’astuce : vous n’accomplissez jamais une tâche de la catégorie B avant d’avoir terminé toutes les tâches de la catégorie A, et vous n’accomplissez jamais une tâche de la catégorie C avant d’avoir terminé toutes les tâches de la catégorie B. Appliquez ensuite quotidiennement la règle des 80/20 : identifiez les 20 % des tâches de votre liste qui vous fourniront 80 % des résultats et focalisez-vous dessus.

Ce système pourrait sembler particulièrement innovant au premier abord, mais, permet-il vraiment de gagner en productivité ? Bonne question ! Jugez-en par vous-même : je m’en suis servi pour rédiger en 20 heures un guide regroupant les 80 conseils de productivité des experts les plus surmenés. Ce guide a été consulté 20 231 fois en 6 jours. Il a généré jusqu'à ce jour 1900+ partages et 98 commentaires. Si je n’avais pas été très productif, il m’aurait probablement fallu 40 à 50 heures pour rédiger une telle ressource.

16. Planifiez tout !

Tim Bourquin

Tim Bourquin

www.afteroffers.com

Pour moi, si une tâche n’est pas planifiée, elle ne sera jamais accomplie ! Je planifie donc chaque heure de ma journée pour rester concentré et productif. Même le « temps libre » consacré aux centres d’intérêt est planifié sur mon calendrier.

Si une tâche n’est pas planifiée, elle ne sera jamais accomplie !

J’accomplis mes objectifs en les divisant en très petites étapes que je suis en mesure de terminer quotidiennement.

Chaque étape ne devrait pas nécessiter plus d’une heure par jour pour être accomplie. Si je constate qu’une étape nécessite plus de temps, je la simplifie davantage.

Même si je termine toutes les étapes d’une journée à l’avance, j’évite de commencer à travailler sur la prochaine tâche. Je sais que cette approche semble contre-intuitive, mais elle me permet de conserver mon énergie et de commencer la journée suivante avec enthousiasme. Cette stratégie me permet également d’éviter de me retrouver avec une étape à moitié accomplie (ce qui n’est pas aussi satisfaisant que le fait de terminer toutes les tâches programmées pour la journée).

17. Utilisez scrupuleusement votre calendrier

Monica Ricci

Monica Ricci

www.monicaricci.net

Attendez toujours au moins une heure avant de consulter votre boîte de réception le matin. Vous risquez en commençant votre journée en « mode réactif » de vous mettre à répondre aux e-mails sans même vous en rendre compte. Si cela se produit, la moitié de votre journée aura été perdue puisque vous aurez eu une attitude réactive et non proactive.

Utilisez scrupuleusement votre calendrier. Ne vous fiez jamais à votre mémoire pour ce qui est de vos engagements avec des tiers ou vos engagements personnels. En n’ayant pas à vous souvenir de votre programme tout au long de la journée, vous pourrez mieux canaliser votre énergie mentale de façon à pouvoir être plus créatif, résoudre efficacement vos problèmes et être plus présent lors de vos interactions.

Planifiez toujours sur votre calendrier du temps supplémentaire entre vos rendez-vous — pour tenir compte du temps nécessaire au déplacement, à la préparation et au suivi.


Ne manquez pas la deuxième partie de cet article pour plus de conseils de gestion du temps destinés aux entrepreneurs !


Which method is right for you?À propos de l'auteure

Aleks Ignjatovic est la rédactrice en chef du blog de Shopify en français, traductrice et responsable du marketing de contenu pour les marchés francophones.

Article original en anglais : Casandra Campbell
Traduction : Mehdi Chakir 


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